Permanence téléphonique

Prestation phare du Télésecrétariat, bien que ça ne soit pas la seule que les Télésecrétaires proposent, la permanence téléphonique est appelée aussi "accueil téléphonique" ou tout simplement "standard téléphonique".

Quelques explications :

La Télésecrétaire réceptionne les appels téléphoniques d'un ou plusieurs clients. Cette prestation peut s'accompagner de la gestion d'agenda de ces clients et de la transmission des appels vers ces clients.

Concrètement ?

Le client fait un renvoi d'appel vers un numéro préalable fourni par la Télésecrétaire, appelé numéro SDA (Sélection Directe à l'Arrivée).
Lorsqu'un correspondant du client l'appelle, son appel est automatiquement redirigé sur le standard de la Télésecrétaire.
En utilisant le numéro SDA, la Télésecrétaire s'assure ainsi de savoir quel client est appelé et donc elle peut personnaliser l'accueil. Autrement dit, le correspondant appelle et pense être au standard de la personne qu'il appelle.

Aujourd'hui, tout le monde a recours à la permanence téléphonique. Il y a encore quelques années, seuls les grands groupes externalisaient leur standard téléphonique. Désormais, les petites structures (PME mais aussi artisans et professions libérales) font de même naturellement, notamment en conséquence des 35 heures et du coût d'une standardiste.

Externaliser son standard téléphonique offre une plus grande liberté aux clients de la Télésecrétaire : ils restent centrés sur leur métier (quel médecin apprécie de répondre au téléphone pendant qu'il ausculte son patient ?) tout en étant certains de ne manquer aucun appel (la Télésecrétaire fait un compte rendu détaillé et régulier à son client de tous les appels reçus).
Et si un appel est urgent, la Télésecrétaire peut transmettre l'appel à son client, sur son mobile ou sur une seconde ligne.

Même si la permanence téléphonique est utile à chaque instant pour certains clients, d'autres y ont recours pendant des périodes spécifiques : congés annuels, week-ends, soirs, lors d'une absence de la standardiste de l'entreprise ou encore pendant les pics d'activité de l'entreprise, en soutien à la standardiste.

En terme de prix, tout dépend du besoin du client : quelques heures par mois ou plusieurs heures par jour, quotidiennement ou ponctuellement.
Un prix à l'appel est la base de la tarification, mais des forfaits adaptés sont également proposés. Certaines Télésecrétaires ont même mis en place un "forfait illimité" pour les gros consommateurs de permanence téléphonique.

Du côté de la Télésecrétaire, une telle prestation demande un investissement tant financier qu'organisationnel.
Un standard téléphonique réceptionnant 5 lignes, installation incluse coûte aux alentours de 1 500 € HT. À cela s'ajoute la mise en place d'une ligne Numéris
(103 € HT) et les abonnements mensuels des lignes SDA et de la ligne Numéris.
Du point de vue "organisation de travail", proposer une permanence téléphonique impose une disponibilité totale (il faut quelqu'un "au bout du fil") mais aussi un espace de travail calme.

Quand toutes ces conditions sont réunies, la Télésecrétaire s'épanouit dans son travail et ses clients sont satisfaits tant par la prestation que par la qualité de vie professionnelle qu'ils acquièrent ainsi.